Administración de flotillas de autos

Planear y administrar su flotilla

La flotilla de autos de una empresa representa inversiones fuertes y gastos continuos, sin embargo, esto se puede convertir en una ventaja competitiva si se planea y se administra adecuadamente. Ya sea que la empresa adquiera sus autos o opte por la renta de los autos a una empresa externa.

Algunas empresas optan por mejor por la renta de autos a una empresa externa, para facilitar el manejo de la misma. Pues al optar por la renta, la empresa de renta de autos se encargará de la mayoría de los problemas que tener una flotilla de autos representa.

Las grandes cantidades de dinero necesarias para adquirir las unidades y los gastos por el costo de la administración de la flotilla pueden afectar de forma importante el desempeño financiero de la empresa, por lo que planear y administrar adecuadamente la flota de autos permite ahorros que se traducen en productividad y eficiencia para la empresa, dando como resultado mejores rendimientos y mayores utilidades. Por eso es importante analizar muy bien la opción de compra o renta de autos. Al final la renta de autos se convierte en una partida 100% deducible para la empresa, lo que hace que sus estados financieros se vean más saludables.

Para este artículo la palabra planeación está relacionada con la adquisición de unidades y la palabra administración como su nombre lo indica con la gestión de las unidades con que cuenta la organización.

Cuando hablamos de planear la flotilla de autos de una organización debemos comenzar con una investigación profunda sobre las necesidades específicas de la empresa en relación a los medios de transporte. Este diagnóstico nos permitirá determinar el número de unidades, el tipo, el tamaño y las características de la flota. En caso que decida por la renta de autos, la empresa que elija podrá ayudarlo y recomendarlo para que tome la mejor decisión.

Las principales variables a tomar en cuenta para el diagnóstico de la empresa con respecto de la flotilla de autos son el tamaño de la empresa, su situación financiera, su liquidez, el objetivo de la flotilla (para qué nos servirá, en donde se utilizará, en qué periodos de tiempo, por cuanto tiempo, si existen temporalidades en nuestro giro de negocio). Con esta información podremos evaluar las características de la flotilla y decidir el número de unidades necesarias para el inicio de operaciones, y si decidirá la compra o renta de los autos. Cuando ya tenemos los autos la siguiente etapa es administrarlos eficientemente. El primer paso para la administración de la flotilla es definir las variables por medio de las cuales se medirá el desempeño de cada una de las unidades. Con esto se buscará que el administrador de la flotilla conozca continuamente el desempeño de la misma, permitiendo hacer cambios oportunos para lograr el mejor rendimiento. Entre las variables más importantes para medir el desempeño son el porcentaje de tiempo que las unidades se encuentran paradas, el kilometraje promedio, los gastos de mantenimiento (litros de aceite, litros de gasolina, número de refacciones compradas por auto), los principales problemas mecánicos que presentan los autos y los modelos promedio de las unidades. En el caso de decidirse por la renta de autos, éste será un punto por el cual no tendrá que preocuparse, ya que solamente es cuestión de pedir otras unidades.

Con el seguimiento puntual de estas variables y un análisis minucioso se pueden disminuir los gastos de administración de la flotilla de autos, incrementando la productividad de la misma.

Además de la planeación y del seguimiento de las variables de desempeño de la flotilla de autos, los expertos sugieren que solamente se tengan las unidades que la empresa necesita, ya que el costo financiero de mantener más unidades de las necesarias es muy alto y reduce el rendimiento de la flota. La renta de autos hace aún más sencillo éste punto, pues puede tener exactamente las unidades que necesita en cada momento, pudiendo aumentar o disminuir el número según la época del año que lo requiera.

Si se planea bien y se sigue una buena administración de la flotilla y se toma una buena decisión en cuanto a la compra o renta de los autos; se mejorará la productividad y la eficiencia de la misma, dando como resultado mejores rendimientos sobre la inversión, lo cual se traduce en mayores utilidades para la empresa.